RESPONSABLE ADJOINT / RESPONSABLE ADJOINTE DES ARCHIVES BLOIS F/H

Le mot du manager

Réactive et dynamique, l’équipe du Centre des archives de Blois porte en son ADN le service aux clients. Son rôle clé dans la chaîne archivistique lui permet d’être partie prenante de la stratégie d’archivage mise en œuvre par le département. En rejoignant notre équipe, vous contribuez à maintenir un haut niveau d’exigence conforme au standard du métier des archives.

En tant qu’adjoint au responsable du Centre de Blois, vous l’appuyez dans le pilotage de l’activité tant archivistique qu’immobilière à travers les missions suivantes :

Vous contribuez au contrôle scientifique et technique des archives physiques

• Dans le cadre de la collecte des archives physiques de l’EP et éventuellement des filiales : apporter un appui au Responsable du Centre pour organiser, coordonner et contrôler la qualité des versements et des éliminations ; accompagner les directions versantes sur les délais de conservation en lien avec les Records Managers, les former au versement de leurs archives physiques/électroniques et leur apporter tout conseil méthodologique

• Participer au traitement et au reconditionnement des fonds d'archives -notamment historiques- non classés conservés ou reçus au dépôt, en relation avec les archivistes historiques

• Participer activement (manutention requise) à la préparation et mise en œuvre des destructions, à la gestion des locaux de conservation : veille sur les flux (entrées et sorties), optimisation des espaces

• Gérer la communication des archives en dépôt via le progiciel dédié ; participer à des actions de valorisation des archives historiques, participer à la valorisation du site de Blois (organisation des visites des délégations métiers, etc…)

• Co-administrer l'application de gestion des archives physiques et la station de numérisation en coordination avec la Direction des systèmes d'information, ICDC (prestataire informatique) et l'éditeur ; participer aux phases d'expression de besoins fonctionnels des outils d'archivage

• Dans un contexte d'archivage hybride, appuyer le responsable du Centre de Blois, et en lien avec l'unité Records Management, dans la mise en place d'actions liées à la transformation digitale

Vous manager l’assistant administratif/archiviste et le gestionnaire de pôle immobilier

• Réaliser les évaluations de ces deux collaborateurs (fixation des objectifs, réalisation des Entretiens annuels…), favoriser le développement des compétences, organiser des points d’activité individuels réguliers, animer le collectif

• Assurer une veille RH

• Elaborer et suivre les plans d’action individuels

• Définir les priorités, gérer les plannings, l’organisation et la coordination des charges de travail

• Conseiller et apporter un appui technique

• Accompagner et/ou fédérer dans les changements organisationnels et/ou métier

• Organiser l’intérim des absences

• Collaborer au suivi de carrière de tous les collaborateurs de l’unité (recrutement, formation, mobilité et intégration) et mettre à leur disposition les moyens matériels (demande de matériel, habilitations, visites médicales, autorisations diverses…) 

Vous pilotez les moyens généraux de l’unité et contribuer à la performance du département

• Collaborer à la définition stratégique et au développement (déploiement d'actions de valorisation et de diffusion de l'information) du département des archives

• Consolider les indicateurs de gestion de l'unité, élaborer les bilans semestriels et annuels de l’unité

• Prendre en charge le suivi du marché d’élimination des archives

• Assurer le suivi de la campagne des titres restaurant, des habilitations, des commandes (fournitures, équipements, etc…) et contrôle de 1er niveau

• Suivre les différents inventaires (informatique, mobilier…)

• Assurer le reporting pour la campagne annuelle RSE

• Procéder à un reporting régulier au responsable du Centre et assurer son intérim et celui du gestionnaire de patrimoine immobilier, en coordination avec la responsable du Département des Archives.

La CDC fonde le recrutement sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROFIL

• Formation archivistique de type Master 2 et/ou expérience professionnelle dans le métier des archives de 5 ans mini­mum

• Maîtrise du contexte réglementaire et normatif de la gestion des archives (Code du patrimoine, Règlement général sur la protection des données et normes sur l'archivage physique et électronique…)

• Une première expérience en management d’équipe serait un plus.

Compétences mises en œuvre

• Capacités relationnelles fortes pour coordonner les actions d'un collectif

• Qualités relationnelles intégrant le sens de l'écoute et du service vis-à-vis des interlocuteurs dans les métiers

• Capacité d'adaptation assurant une agilité dans l'appréhension des différentes problématiques très diverses

• Sensibilité aux nouveaux outils et à la digitalisation des processus de conservation des documents (progiciels métier)

• Réactivité face aux demandes des clients et respect des procédures

• Savoir alerter sur les problématiques et proposer des solutions

Qualités personnelles

• Sens de l’intérêt général, du service rendu et de la relation client

• Votre goût du travail en équipe et en transversalité

• Autonomie

• Rigueur et capacités organisationnelles

• Réactivité

• Confidentialité

• Diplomatie.