Assistante administrative et financière H/F

Mission 1 : Assistance du sous-directeur et gestion administrative de la sous-direction / À ce titre l’agent doit (activités) :

Mission 1 : Assistance du sous-directeur et gestion administrative de la sous-direction / À ce titre l’agent doit (activités) :-    Tenir l'agenda et organiser les réunions (assurer la logistique, établir les convocations, préparer les documents, et diffuser les documents nécessaires…)-    Préparer des courriers administratifs-    Effectuer la gestion administrative des entretiens professionnels (convocations, envoi des documents…)-    Faire le suivi administratif et financier des stagiaires (conventions de stage et gratifications)Vous devez être titulaire d'un bac minimum.Connaissances -    Bonne connaissance des techniques de gestion administrative, de secrétariat, de gestion des missions et déplacement-    Connaissance de la nouvelle réglementation relative à la gestion budgétaire et comptable (GBCP)-    Connaissance des marchés publics-    Bonne connaissance de la réglementation en rapport avec ses missions.Compétences opérationnelles -    Maîtrise de l’application budgétaire et comptable : SIFAC -    Documenter les procédures administratives dans le wiki-    Assurer le soutien logistique dans l’organisation d’évènements ponctuels (devis, réservation de salle, …)Mission 2 : Gestion financière et comptable du budget de la sous-direction / À ce titre l’agent doit (activités) :-    Établir et suivre les bons de commande (récurrents, annuels, ponctuels)-    Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion-    Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables-    Établir les fiches de dépenses en investissement-    Gérer les contrats de maintenance en relation avec les fournisseurs-    Suivre le budget et les dépenses avec le responsable financier-    Contrôler la finalisation des ordres de missions des agents-    Établir et alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans SIFACMission 3 : Gestion et facturation des conventions de prestations de services Numériques aux partenaires de l’UL / À ce titre l’agent doit (activités) :-    Participer à la rédaction et à la mise à jour des conventions de services numériques avec les partenaires-    Suivre la mise en place et l’actualisation des contrats et conventions dans l’application GECO-    Réaliser la facturation et assurer le suivi budgétaire des recettesMission 4 : Contribution à la gestion administrative et financière de la direction / À ce titre l’agent doit (activités) :-    Être référent pour l'organisation des déplacements professionnels des agents.-    Assurer le suivi et la facturation des contrats et prestations internes.-    Être en soutien administratif et financier de l’équipe administrative.L’agent est susceptible d’exercer des activités complémentaires non ciblées dans le profil de poste.-    Maîtrise des outils informatiques bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)-    Bonne connaissance de l’outil de suivi des conventions : GECO-    Capacité d’adaptation aux évolutions technologiques et organisationnelles-    Capacité à rechercher, interpréter et appliquer la réglementation-    Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures-    Gérer la confidentialité des informations et des donnéesCompétences relationnelles -    Autonomie en sachant rendre compte de son activité-    Capacité à s’exprimer oralement, maîtrise rédactionnelle-    Capacité d’écoute indispensable pour s’approprier les différents domaines d’intervention très techniques-    Sens de l’organisation, rigueur-    Aisance relationnelle, sens des relations humaines-    Savoir gérer les imprévus-    Respecter la confidentialité CDD temps plein à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu'au 31/08/2027 (renouvellement possible par année universitaire)