Assistant·e Service de la Recherche et de l'Innovation H/F

L'assistant.e du service interviendra d'une part en appui au chef de service et à son adjoint (organisation de réunions, tenue de l'agenda, contact téléphonique, préparation de dossiers, gestion des courriels, des notes et courriers dont certains à caractère sensible, suivi par délégation des congés et absences des sous-directeurs et chargés de mission niveau SRI. Il intervient également en soutien des chargés de mission rattachés au chef de service.

Au niveau du service, il est attendu de l'assistant du service d'assurer 1- un appui à la préparation de la note hebdomadaire destinée au cabinets des ministres et aux notes d'appui au rendez-vous bilatéraux hors CGDD du commissaire général ou de son adjointe 2- une supervision de l'activité en anticipation des échéances à venir et en capacité de rapportage des activités passées, 3- une contribution au suivi RH 4- une contribution au suivi du budget du service De façon plus détaillé

1- assurer la compilation dans un même document des différents retours des sous directions et chargés de mission pour la note hebdomadaire cabinet et en préparation du dossier du commissaire général ou de son adjointe pour leur rendez-vous bilatéraux hors CGDD

2- L'activité de supervision porte à la fois sur l'agenda et sur les documents correspondants. Elle s'appuie également sur le planning hebdomadaire diffusé par le cabinet du commissaire général et de son adjointe. Elle comprend :

• la tenue à jour d'une frise chronologique des rendez-vous niveau service, et l'archivage des documents afférents (documents préparatoires et comptes rendus).;

• la tenue à jour d'un tableau des principaux jalons et rendez-vous du service à enrichir d'informations complémentaires (entités ou agents concernés, repérage par grands dossiers,...) ;

• le suivi, la collecte, et l'archivage des différents documents de rapportage du service (note hebdo, programmation annuelle, semestrielle...) ;

• l'élaboration à échéance trimestrielle d'une revue d'activité du service ;

• l'élaboration du projet de compte rendu d'activité annuel du service ;

3- le suivi RH porte sur celui des arrivées/départs pour le personnel permanent et autre, la mise à jour mensuel de l'organigramme et du tableau des effectifs, ainsi que du tableau des propositions de promotions chaque année et le classement des réunions et dossiers afférents

4- le suivi budget à assurer concerne en particulier à fréquence mensuelle celui des dépenses d'une part en frais de mission à décliner par entités et entre France et International et en comparatif du budget prévu dans la programmation.et d'autre part en indemnité de stagiaires en projetant la courbe d'engagement dans le temps.

Le suivi RH et du budget viendra enrichir le compte rendu d'activité du service.

Une expérience antérieure en secrétariat de niveau hiérarchique sous-direction ou supérieur et par ailleurs une expérience sur des questions RH constituent un plus.

Le candidat doit avoir le sens de l'organisation et faire preuve de réactivité.

Compte tenu du positionnement du poste et des interactions au niveau chef de service, l'agent doit faire preuve de discrétion et être en capacité de gérer des interactions avec des interlocuteurs de haut niveau.

En position charnière dans le service, il doit avoir un sens du relationnel.

Les actions de suivi de l'activité du service et des volets RH et budget appellent à être conduites avec rigueur.

Parfaite maîtrise des outils bureautiques.