Assistant.e pédagogique H/F

Les activités principales et associées :

Les activités principales et associées :1.Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter et informer les étudiants, les enseignants et tout autre interlocuteur interne ou externe2. Gestion pédagogique : en lien étroit avec les enseignants et la responsable du service, assurer le suivi des inscriptions et des dossiers pédagogiques, participer à la préparation des jurys, délivrer les relevés de notes et les attestations de réussite, établir les conventions de stage et en assurer le suivi, alimenter des tableaux de suiviConnaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :Milieu universitaire : connaissances du fonctionnement et de l'organisation de l'Université de LilleEnvironnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux étudiants, des diplômes délivrés, des règles relatives à la scolarité des étudiantsPoste de travail : maîtrise des techniques de secrétariat et du travail administratifParticipation à des formations obligatoires (laïcité, VSS, connaissances de l'université, sensibilisation aux enjeux DDRS)Polytech Lille est l'Ecole d'ingénieurs de l'Université de Lille. Accueillant plus de deux mille élèves et étudiants, l'offre de formationde l'Ecole compte dix spécialités d'ingénieurs, une licence, le parcours PeiP, trois masters, un DU et un Mastère spécialisé.Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service scolarité et l'autorité fonctionnelle des deux directeurs de spécialité (trois années de formation en cycle ingénieur au sein de deux spécilaités), l'agent assure l'accueil du secrétariat et la gestion pédagogique qui lui sont confiés. 3. Gestion budgétaire : établir les bons de commande d'achat et les ordres de mission des enseignants et étudiants4. Gestion administrative : assurer le planning des réunions, rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus et de manière plus large, assurer la gestion et le suivi administratif des activités du secrétariat, assurer le soutien administratif et logistique des manifestations (conférence, réunions, séminaires, colloques)5. Participation à la vie de l'école : Assister aux pré-rentrées et aux évènements organisés par l'école, participer à la préparation et aux déroulés des salons étudiants et de la Journée Portes Ouvertes.Les activités évolueront dans le cadre du projet de service en cours.Savoir-faire opérationnels :Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautiqueSavoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et communs à l'ensemble des structures de l'Université (plateformes, applications)Disposer d'un niveau d'orthographe correctAvoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagéFaire preuve d'aisance à l'oral et savoir gérer les interactionsSavoir-faire comportementaux :La manière de servir doit refléter :une capacité d'adaptation et une aptitude au changementun sens de l'initiative et une autonomie dans ses activitésune envie de travailler en équipe un respect des règles collectives de travail et de la hiérarchieun investissement sur son poste de travail et de la disponibilitéLe service scolarité est composé de 10 postes d'assistant.e.s pédagogiques.