Assistant(e) de la direction des ressources humaines H/F

Sous l'autorité de la directrice et de son adjointe, et au sein de la Mission Coordination, l'assistante de direction constitue un point d'appui essentiel à l'organisation et au fonctionnement de l'équipe de direction.

Elle contribue à la coordination des activités, à la circulation de l?information et au suivi des dossiers et échéances. Elle assure une fonction d'interface avec les services de la DRH et les interlocuteurs internes et externes et participe, par son activité, à la fluidité du fonctionnement collectif de la direction.

1. Assurer l'assistanat et l'appui à l'équipe de direction

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel de la directrice et de son adjointe ;

• Assurer l'interface entre l'équipe de direction, les services de la DRH, les autres directions du ministère et les interlocuteurs externes ;

• Orienter les sollicitations, identifier leur degré d'urgence et assurer leur transmission aux interlocuteurs compétents ;

• Gérer les agendas de la directrice et de son adjointe et assurer la planification collective des activités de l'équipe de direction ;

• Organiser les déplacements professionnels et en assurer le suivi administratif ;

• Assurer une veille sur les rendez-vous, réunions, échéances et sollicitations nécessitant une attention particulière de la direction ;

• Alerter la directrice et son adjointe sur les échéances et dossiers nécessitant leur attention ou leur arbitrage ;

• Apporter un appui à la Haute-Fonctionnaire à l'Égalité et son équipe.

2. Organiser les réunions et contribuer au fonctionnement des instances de direction

• Préparer et organiser les réunions de la direction : invitations, ordre du jour, constitution et diffusion des dossiers, réservation des salles et des moyens de visioconférence, accueil des participants ;

• Participer au Codir restreint hebdomadaire de la DRH ;

• Préparer les éléments nécessaires aux réunions et instances de la direction ;

• Assurer la prise de notes et l'élaboration des comptes rendus ou relevés de décisions ;

• Assurer la diffusion des comptes rendus et le suivi des actions et décisions arrêtées en réunion ;

• Contribuer au suivi des échéances associées aux décisions de la direction.

3. Assurer la gestion et le suivi des courriers, sollicitations et dossiers

• Assurer la gestion de la boîte fonctionnelle partagée du secrétariat de direction ;

• Réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi des courriers et courriels adressés à la direction ;

• Préparer et suivre les parapheurs et circuits de validation ;

• Assurer le suivi des réponses attendues et effectuer, le cas échéant, les relances nécessaires auprès des services concernés ;

• Fournir un premier niveau d'information aux interlocuteurs internes et externes et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents ;

Le secrétariat général (SG) des ministères de l’Aménagement du territoire et de la Transition écologique rend possible la mise en œuvre des politiques nationales dans le champ de la transition écologique, de la cohésion des territoires et des enjeux maritimes.Le SG garantit le bon fonctionnement des ministères de l’Aménagement du territoire et de la Transition écologique.Nos missions s’organisent autour de trois objectifs : Nos métiers embrassent l’ensemble des fonctions essentielles : finances, budget, comptabilité, ressources humaines, formation, logistique, informatique, mais aussi la stratégie, le conseil interne, la communication, l’évènementiel, l’international, la gestion et l’accompagnement de projets.Notre action, s’exerce en France - à Paris comme en régions, dans l’Hexagone comme outre-mer - mais également dans le monde où nous portons les priorités de nos ministères dans les instances européennes et internationales.Le SG recrute chaque année près de 200 agents sur des métiers aussi variés que passionnants. Le poste sur lequel exercer vos talents s’y trouve forcément.Le SG est constitué de dix directions, services et délégations :Quelle que soit l’entité, vous exercerez des métiers uniques en matière d’expertise et d’innovation, mobilisés au service des stratégies de transformation des politiques publiques et du fonctionnement efficient de l’administration dans tous les domaines.Pour en savoir plus sur l’environnement de travail et les perspectives que nous offrons, prenez connaissance de la rubrique « Nos atouts ».La Mission Coordination constitue ainsi un point d'appui transversal pour l'équipe de direction et pour les services de la DRH. Elle contribue à la circulation de l'information, à la coordination des activités, au suivi des échéances et à la mise en cohérence des moyens mobilisés au service des priorités de la DRH.
Dans ce cadre, l'assistante de direction contribue directement au bon fonctionnement de la Mission Coordination et de l'équipe de direction. Elle occupe une position d'interface lui permettant d'avoir une vision transversale de l'activité et des principaux sujets suivis par la DRH.