ASSISTANT.E DE DIRECTION - AFFAIRES GENERALES DRCI H/F

DEFINITION DU POSTE

DEFINITION DU POSTELe poste s’articule autour de 3 missions :Ø  Secrétariat du DirecteurØ  Gestion administrative et coordination des affaires générales du serviceØ  Soutien à la gestion des ressources humainesMISSIONS PRINCIPALESs Secrétariat du Directeur : gestion des rendez-vous, organisation des réunions, gestion des courriers et mails de la DRCI, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus. Coordination des agendas et des activités du Directeur et du Président de la DRCI, notamment dans le cadre de l’organisation des réunions institutionnelles et de service.PREREQUISDiplômes / qualification- Diplôme de niveau BAC + 2 dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrativeSAVOIR- Accueil téléphonique - Classement et archivage - Communication/relations interpersonnelles - Droit hospitalier / Connaissance du milieu hospitalier- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Secrétariat - Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Pack Office, MRH, Easydore, Chronos) s Gestion documentaire et démarche qualité : participation à l’organisation et à la gestion documentaire de la DRCI, structuration, classement et archivage des documents administratifs et institutionnels, formalisation des circuits et des tâches via la rédaction et la mise à jour de procédures, modes opératoires et documents qualité, en lien avec la démarche qualité du service avec l’accompagnement de l’ingénieur qualité.s Soutien à la gestion des ressources humaines : saisies des formulaires RH, suivi des contrats, des évaluations, des formations, des recrutements, des congés et absencesØ  En binôme/trinôme DRCI :s Gestion et coordination administrative des affaires générales du service : diffusion et suivi des appels d’offres recherche (DGOS, AOI, PHRC-I, recherche translationnelle, paramédicale, soins primaires), coordination administrative et appui transversal aux différents secteurs de la DRCI selon les besoins (rédaction de conventions, courriers, comptes rendus et divers documents administratifs).s Participation, à l’actualisation et à l’organisation des outils de communication interne et documentaire de la DRCI (SharePoint, intranet, espaces documentaires partagés).Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service.SAVOIR FAIRE·         Accueillir et orienter des personnes,·         Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,·         Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites,·         Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,·         Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,·         Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,·         S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes,·         Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau,·         Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)SAVOIR ETRE·         Sens de l’organisation, rigueur et dynamisme·         Esprit d’équipe et sens de l’initiative·         Bonnes capacités relationnelles et de communication·         Capacité d’adaptation rapide·         Disponibilité·         Respect de la confidentialité et du secret professionnel·         Autonomie dans le travail