Assistant·e auprès du Direction Général des Services H/F

Véritable appui au quotidien, vous gérez l’agenda du Directeur Général des Services (DGS), en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d’urgence ou de priorité.

Vous êtes moteur dans l’organisation et la préparation des instances décisionnelles de la ville (Réunion de Direction Générale, Comité de Direction, Bureau Municipal). Vous participez à l’organisation logistique des réunions et des déplacements en assurant la réservation des lieux, l’envoi des convocations et invitations. Vous assurez une veille informationnelle et vous savez organiser et classer des documents, constituer et mettre à jour les informations nécessaires à l’anticipation de ses interventions. Vous prenez également des notes et rédigez différents documents administratifs, en réalisant les recherches nécessaires.

Appui transversal de la collectivité, vous travaillez étroitement avec les directions rattachées au DGS (communication et mairie) et l’équipe de direction générale.

Au quotidien, vous garantissez la bonne coordination des dossiers auprès du cabinet du Maire et des élus.

Vous participez également à la coordination des assistant.es et accompagnez aux changements de pratiques.

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent, ou vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial.

Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du temps, d’une bonne connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale et d’une excellente maîtrise de l’expression orale et écrite.

Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon esprit de synthèse. Vous faites preuve d’un réel sens du service public et d’un excellent sens des relations humaines.