Assistant(e) administratif(ve) H/F

YPAREO :

• Vérifier les données saisies sur YPAREO par rapport au formulaire d’inscription
• Compléter les renseignements manquants nécessaires dans les différents onglets et rajouter les annexes sur YPAREO
• Rechercher si besoin l’OPCO et la caisse de retraite concernés de l’entreprise à l’aide des sites officiels sur Internet
• Editer et envoyer le contrat, la convention de formation et si besoin la convention d’aménagement de durée, de façon dématérialisée (si option 1) depuis YPAREO, ou par mail à l’UFA/GRETA (si option 2) pour signature des documents
• Relancer les signatures : sur YPAREO dans le suivi des signatures soit en appelant et/ou par mail en copiant les liens
• Apposer la signature du GIP sur les documents en option 2 et suivre le retour des documents signés par mail
• Classer dans la boîte mail les messages par dossier par établissement UFA/GRETA
• Compléter et mettre à jour le tableau de suivi des contrats d’apprentissage
• Relancer les entreprises pour le dépôt des contrats
• Gérer le suivi des conventions de stage et apposer la signature du GIP
• Enregistrer les contrats annulés dans YPAREO et compléter le tableau de suivi des contrats
  OPCO :
• Faire la télétransmission des documents du contrat d’apprentissage depuis YPAREO
• Solutionner les erreurs de transmission (pour ce faire : contacter les OPCO, les entreprises et/ou les apprenants (par téléphone ou mail) pour obtenir les renseignements et permettre la gestion des problèmes, pour effectuer la transmission du contrat correctement)
• Gérer les courriers de demande de mise en conformité envoyés par les OPCO (pour ce faire : modifier les documents du contrat et les déposer sur notre espace personnel selon l’OPCO, ou si nous n’avons pas l’accès, envoyer les documents à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO
• Récupérer les accords de prise en charge via les plateformes OPCO
  COMMUNICATION :
• Réceptionner les appels entrants et émettre des appels auprès des différents intermédiaires (entreprise, apprenant, représentant légal, CFP, coordonnateur UFA etc …)
• Rechercher des documents relatifs à un contrat sur YPAREO pour transmettre à une tierce personne (UFA, coordonnateur)
• Aider dans l’accompagnement de la signature numérique du contrat, en direct, par téléphone
• Compléter le calendrier et l’assiduité sur YPAREO
• Informer les UFA sur le suivi du contrat d’apprentissage (une fois que le contrat a été envoyé à la signature numérique, ou encore, s’il manque une signature sur un document)
  AVENANTS :
• Créer les avenants au contrat
• Transmettre l’avenant à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO ou bien, dépôt directement de l’avenant depuis la plateforme de l’OPCO concerné

YPAREO :- Vérifier les données saisies sur YPAREO par rapport au formulaire d’inscription - Compléter les renseignements manquants nécessaires dans les différents onglets et rajouter les annexes sur YPAREO- Rechercher si besoin l’OPCO et la caisse de retraite concernés de l’entreprise à l’aide des sites officiels sur Internet- Editer et envoyer le contrat, la convention de formation et si besoin la convention d’aménagement de durée, de façon dématérialisée (si option 1) depuis YPAREO, ou par mail à l’UFA/GRETA (si option 2) pour signature des documents - Relancer les signatures : sur YPAREO dans le suivi des signatures soit en appelant et/ou par mail en copiant les liens - Apposer la signature du GIP sur les documents en option 2 et suivre le retour des documents signés par mail- Classer dans la boîte mail les messages par dossier par établissement UFA/GRETA- Compléter et mettre à jour le tableau de suivi des contrats d’apprentissage - Relancer les entreprises pour le dépôt des contrats - Gérer le suivi des conventions de stage et apposer la signature du GIP- Enregistrer les contrats annulés dans YPAREO et compléter le tableau de suivi des contratsOPCO :- Faire la télétransmission des documents du contrat d’apprentissage depuis YPAREO- Solutionner les erreurs de transmission (pour ce faire : contacter les OPCO, les entreprises et/ou les apprenants (par téléphone ou mail) pour obtenir les renseignements et permettre la gestion des problèmes, pour effectuer la transmission du contrat correctement)- Gérer les courriers de demande de mise en conformité envoyés par les OPCO (pour ce faire : modifier les documents du contrat et les déposer sur notre espace personnel selon l’OPCO, ou si nous n’avons pas l’accès, envoyer les documents à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO - Récupérer les accords de prise en charge via les plateformes OPCOCOMMUNICATION :- Réceptionner les appels entrants et émettre des appels auprès des différents intermédiaires (entreprise, apprenant, représentant légal, CFP, coordonnateur UFA etc …)- Rechercher des documents relatifs à un contrat sur YPAREO pour transmettre à une tierce personne (UFA, coordonnateur)- Aider dans l’accompagnement de la signature numérique du contrat, en direct, par téléphone- Compléter le calendrier et l’assiduité sur YPAREO - Informer les UFA sur le suivi du contrat d’apprentissage (une fois que le contrat a été envoyé à la signature numérique, ou encore, s’il manque une signature sur un document) AVENANTS :- Créer les avenants au contrat- Transmettre l’avenant à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO ou bien, dépôt directement de l’avenant depuis la plateforme de l’OPCO concernéCompétences professionnelles :- Savoir manipuler les logiciels et les outils de travail (pack Office, YPAREO, sites des OPCO)- Identifier les éléments manquants obligatoires au contrat- Résoudre les problèmes de transmission informatique- Créer et entretenir de bonnes relations avec nos partenaires, collaborateurs et tout autre intervenant- Utilisation de l'outil informatique : boite mail, Excel ++- Communication orale ++ SUIVI DES RUPTURES :- Enregistrer les ruptures dans les tableaux de suivi- Identifier les informations erronées ou manquantes et en faire la demande auprès des établissements - Contacter le cas échéant les apprentis et/ou entreprises- Partager les informations- Communication écrite ++ Compétences opérationnelles et comportementales :- Gérer les priorités et les urgences- Être à l’écoute des personnes externes et internes- Être réactive et minutieuse- S’adapter à l’environnement de travail- Être rigoureuse et autonome- Savoir prendre des initiatives- Communication- Discrétion : confidentialité des informations