Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) H/F

Mission

MissionEn qualité d’Assistante administrative et financière, vous contribuez à la performance et à la bonne organisation de la direction générale en assurant le secrétariat de direction et la gestion financière de la Direction Générale et d’autres services de l’école.Activités principalesAssistanat administratif-          Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mailConnaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :-          Finances publiques-          Maitriser la bureautique-          Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) - formation possible-          Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l’urgence)-          Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compteCompétences comportementales et qualités requise (savoir-être) : -          Gérer l’agenda de la Direction et contrôler les échéances-          Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction -          Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l’organisation d’évènements (conférences, réunions, élections, instances…)-          Diffuser de l’information interne en multicanal (mail, mise à jour de l’intranet...)-          Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur-          Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser-          Assurer l’organisation logistique et administrative du futur Conseil d’Enseignement et de la Vie Étudiante (édition de l’ODJ, convocation, rédaction du compte rendu…) en lien avec la Direction des Formations-          Assurer l’organisation logistique et administrative des commissions spécifiques de la Vie Étudiante en lien avec la Direction de la Vie de Campus-          Être en appui pour l’organisation du futur Conseil scientifique plénier en lien avec la Direction de la Recherche-          Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données-          Être en appui des directions et services sur certains sujets administratifs-          Assistant de prévention pour les services administratifsGestion financière-          Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale-          Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,-          Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion-             Sens de l’organisation-             Rigueur / Fiabilité -             Réactivité et adaptabilité-             Sens relationnel -             Discrétion et respect de la confidentialité-             Travail en équipe-             Disponibilité et flexibilité