Assistant administratif F/H
Présentation
Les agents de Roissy Pays de France sont les moteurs d’un territoire dynamique, au cœur des transitions. Acteurs passionnés, ils incarnent l’esprit de ce bassin de vie en pleine effervescence. Leur engagement fait de Roissy Pays de France un centre vivant, riche en opportunités.
Chaque jour, leurs actions renforcent un territoire où tout devient possible. Leur travail assure la cohésion d’un écosystème vibrant, où qualité de vie et diversité s’unissent pour offrir aux entreprises et habitants un avenir tourné vers l’excellence.
Ensemble, ils font rayonner ce territoire, sa capacité à transformer chaque projet en aventure ! Prêts à les rejoindre ?
Description des missions
Activités :
Assister les gestionnaires et juristes commande publique et assure l'intérim de l'approvisionneur
Participer au suivi des contrats de la commande publique et assure l'interface avec les élus et les autres services
Enregistrer les fiches d'expression des besoins et demandes de modification de contrat
Attribuer les numéros de contrats (marchés, lots...)
Suivre les mises en ligne sur la plate-forme de dématérialisation
Suivre les retraits des dossiers de consultation
Réceptionner les copies de sauvegarde et tenir les registres de dépôts des offres
Gérer l'envoi et le suivi des parapheurs
Suivre le circuit des décisions et délibération dans le logiciel ActesOffice
Préparer les dossiers pour la transmission au contrôle de la légalité et aux Finances
Assurer la notification électronique des contrats et de tous les autres actes
Gérer la « Contrathèque »
Informer les services de l'aboutissement de la procédure
Enregistrer les contrats (marchés) dans le logiciel comptable
Assurer le suivi administratif des contrats (sous-traitance, avenants, mise en demeure, résiliation, etc.)
Alimenter, tenir à jour et faire des propositions pour le planning des Commissions
Convoquer les membres des commissions et suivre le respect du quorum le cas échéant
Assurer l'interface avec les élus membres
Préparer les dossiers de présentation
Assister aux commissions et en assurer le secrétariat
Rédiger les procès-verbaux et suivre les signatures
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Gérer l'envoi, l'enregistrement et le suivi des courriers (voie papier, électronique ou télécopie)
Alimenter les tableaux de bord du secteur (suivi des procédures, suivi des échéances, etc.)
Coordonner l'archivage physique et électronique des procédures et des contrats
Suivre les délégations de pouvoir dans le domaine de contrats de la commande publique
Engager les bons de commandes, en l'absence de l'approvisionneur
Gérer, le cas échéant, les virements de crédits : suivre les virements internes et externes au service
Valider les factures, en l'absence de l'approvisionneur
Gérer les demandes des services en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires
Profil recherché
Maîtrise des outils bureautiques (environnement Windows, suite « Office ») et informatiques (plate-forme de dématérialisation des marchés publics, logiciel de gestion des actes, logiciel comptable, outil rédactionnel des procédures...)
Connaissance des règles de la commande publique
Connaissance des règles de la comptabilité publique
Autonomie, disponibilité, confidentialité, esprit d'initiative
Aptitude au travail en équipe et dans un cadre hiérarchique
Organisation et rigueur, bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles, capacité à gérer l'urgence et le multitâches
