ASSISTANT/ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

MISSIONS

MISSIONSAu sein de la Direction, l’assistant/assistante concourt à l'organisation quotidienne des activités de l’équipe de direction, prioritairement celle du Directeur. Elle/Il recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers de l’équipe de Direction. Elle/Il assure la gestion des relations internes et externes, françaises ou étrangères. Elle/Il est garant de l’organisation de l’agenda du directeur.L’EFEO est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel qui relève du ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle a pour mission la recherche interdisciplinaire sur les civilisations asiatiques, de l'Inde au Japon. L'EFEO est présente, grâce à ses 18 centres de recherche, dans 12 pays d'Asie. Cette spécificité permet à ses chercheurs permanents d'être sur les terrains de leurs études, et d'animer un réseau de coopérations locales et d'échanges internationaux entre scientifiques orientalistes. ACTIVITÉS PRINCIPALESElle/Il est chargée/chargé d’assister la Direction sur l'ensemble des activités relevant de son domaine :Gérer l’agenda du Directeur, suivre et rappeler les échéances,Veiller à la bonne exécution des déplacements des membres de la Direction,Gérer le courriel du Directeur,Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers de la Direction.Sous l’autorité de la Direction, assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des Conseils de gouvernance et Comités scientifique.Rédiger les comptes-rendus des conseils et assurer leur diffusion et archivage.Sous l’autorité de la directrice des études, assurer la gestion des campagnes de soutien à la recherche (allocation de terrain, contrat doctoral, contrat postdoctoral, délégation scientifique, soutien à la mobilité internationale),Participer à la fabrication du rapport d’activités de l’EFEO.Rédiger des courriers administratifs pour différents types de destinataires, en particulier adressés à d’éminentes personnalités, en français ou en anglais et les archiver,Accompagner les personnels dans leurs démarches d’obtention de visas de travail à l’étranger ou de passeports diplomatiques,Préparer des certificats administratifs, attestations, décisions, délégation de signature,Veiller à la signature de documents, à leur transmission et archivage,Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers,Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique,Assurer l'accueil et la prise en charge des invités,Participer à la continuité de service de la gestion de l’établissement.Assurer la circulation de l'information dans les services, les équipes scientifiques et les centres,Assurer la réalisation matérielle, budgétaire, la logistique et la mise en œuvre d'actions ou d'évènements (réunion générale, réception de partenaires ou de délégations d’officielles, invitations et vœux etc.),Contribuer à la mise à jour du site web et de l’intranet sur le périmètre de la Direction.L'EFEO est un membre partenaire de l’université Paris Sciences & Lettres, et est l'une des cinq écoles de recherche françaises qui composent le Réseau des écoles françaises à l'étranger (ResEFE). Elle entretient des liens de recherche et d'enseignement solides avec des institutions académiques à travers l'Europe et l'Asie.Le développement de son activité scientifique, son implantation en Asie reposent aussi sur d’excellentes relations diplomatiques avec d’éminentes autorités telles que les ambassades françaises et étrangères ou encore, parfois, les dirigeants de gouvernements en Asie.Dotée d’un budget annuel d’une dizaine de millions d’euros, l’EFEO assure la gestion d’une trentaine de projets de recherche, dont trois projets pluriannuels de plus de 3 millions d’euros.PLACE DU POSTE DANS L’ORGANISATIONLe poste est situé au sein de la Direction, au siège à Paris.La Direction est composée du Directeur, du Directeur des études et de la Directrice générale des services.L’assistant/assistante sera placé/placée d’une part sous l’autorité fonctionnelle du Directeur et du Directeur des études et, d’autre part, de l’autorité hiérarchique de la Directrice générale des services.