Assistant administratif UDAP 73-74 H/F

Placé sous l'autorité directe du chef de service, l'agent sera chargé des missions suivantes :

1-Responsable des relations avec le public :

-réceptionner les demandes du public, analyse des sollicitations, priorisation, réponses directes (de premier niveau, éclairage sur les procédures), réorientation vers le pôle technique, échange avec l'équipe d'encadrement ;

-assurer la gestion courante du service et de sa boite fonctionnelle, relais pour démarche simplifiée (avant-projet, autre) ;

-assurer les missions transverses avec les autres administrations ;

-assurer la gestion batimentaire (locaux du service), intendance et logistique.

2-Assistance des ABF sur le département et avec l'UDAP 74 :

-assurer la gestion des plannings, organisation de réunions externes (sujets sur le patrimoine, l'architecture, l'urbanisme) ;

-être un appui des encadrants et un lien avec l'ensemble de l'équipe sur tout sujet d'organisation, de cohésion ;

-accompagner le chef de service sur l'action en inter-service, en lien avec son homologue du site 74, y compris médiation RH interne, relais DRAC et de ses services, les relations avec le corps préfectoral, les élus et le milieu de l'architecture ;

-facilitation sur l'activité Chorus, aide à la synthèse de notes, rapports annuels et bilan d'activités,

-assurer la pré-analyse de tous types de dossiers et rédaction de courriers.

3-Collaborations techniques et référent administratif sur le volet patrimonial :

-préparer et assurer le suivi de la programmation sur l'entretien sur MH n'appartenant pas à l'État avec le pôle technique ;

-assurer l'élaboration du budget prévisionnel d'entretien sur MH État et suivi d'exécution en lien avec la CRMH ;

-saisir les demandes d'achats sur Chorus formulaires, vérification de services faits et préparer les paiements pour l'entretien des 3 monuments de l'État ;

-assurer la coordination des activités (réunions, ordre du jour, compte-rendu...) et des réunions techniques liées aux MH et précisément aux 3 cathédrales avec la CRMH dont la cellule travaux-marché, accompagnement des ABF pour la relation avec les entreprises, lien avec le CMN concernant les droits de recette sur les occupations de cathédrales et les demandes accessoires ;

-collaboration sur les dispositifs interministériels et les dossiers de subventions pilotés en préfecture ;

-enregistrer, assurer le suivi des dossiers patrimoniaux pour le conseil départemental de Savoie, la fondation du patrimoine, la préfecture, leurs référents en lien avec les techniciens concernés et l'ABF responsable sectoriel ;

-assurer le suivi de la chaîne des avis sur l'urbanisme, des modalités numériques, migration des dossiers, interface avec les collectivités ;

-être responsable du classement des dossiers numériques, archivage général, responsable bibliothèque ;

-coordination des statistiques, bilan annuel ;

-relations avec le service communication de la DRAC (JEP, etc) et aide à l'élaboration de documents

"Compétences techniques :

• maîtrise des applicatifs, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook Patronum, Open ADS, notion de SIG)

• maîtrise des outils collaboratifs : plateformes type Resana

• maîtrise des pratiques de rédaction administrative

• maîtrise des techniques de communication écrite et orale

• maîtrise de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation du travail)

• connaissance des codes du patrimoine et de l'urbanisme

• maîtrise des représentations dans l'espace (plans, lecture des façades, vues 2D, 3D...)

Savoir-faire :

• analyser une demande

• accompagner toute sollicitation d'un usager dans une approche globale sur le plan administratif

• savoir communiquer et s'adapter à l'interlocuteur

• hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier, orienter

• participer et créer du lien au sein de l'équipe, accompagner les initiatives collaboratives

• comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure

• organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique), archiver.

Savoir-être :

• aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines

• rigueur et autonomie

• anticipation et sens de l'initiative

• réactivité

• capacité d'adaptation

• sens de l'analyse et esprit de synthèse."