Assistant administratif (H/F)

· Préparer les réunions

· Préparer les réunionso Convoquer les participantso Préparer les feuilles d’émargemento Réserver les salles· Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processuso Rédiger les comptes renduso Classer et diffuser les comptes rendus· Contribuer à l’actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)· Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d’émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.)Savoirs :         -        Niveau avancé ou expert dans les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)-        Utiliser et gérer des outils collaboratifs avec aisance et maîtrise-        Prendre des notesSavoir-faire :  -        Travailler en autonomie-        Travailler en équipe-        S’organiser-        Rendre compteL'académie de Versailles, la première de France par l’importance de ses effectifs, regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95). Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves dans le premier et le second degré, soit près de 10% des effectifs scolarisés de la France, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents. Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle. En appui de la politique de développement et de l’accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPIC-SV),le GIP-FCIP gère, pour l’académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC) - le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique) - le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)-le Dispositif Académique de Validation des Acquis d’Expérience (DAVA)-les Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI)-les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP) - le service Développement et Appel d’Offres (DEV/AO) · Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :o Actualiser et mettre en formeo Assurer le suivi des versionso Diffuser, classer et archivero Mettre à jour l’affichage interne· Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d’assistanat, selon les besoins)· Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)· Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord· Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogiqueCette liste est non exhaustive et pourra faire l’objet de modifications.Savoir-être :-        Avoir le sens du service public-        Avoir une grande rigueur et des capacités d’organisation-        Avoir une capacité d’analyse et un sens critique-        Intérêt pour la Qualité, la RSO et le HandicapMODALITÉS DE RECRUTEMENT :UN TEST DE COMPÉTENCES BUREAUTIQUES SERA RÉALISÉ LORS DU PREMIER ENTRETIEN.Liaison hiérarchique : N+1 (Chef du service du CAFOC).Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et tous les autres services du GIP-FCIP, notamment les services supports.