Assistant administratif (H/F)

· Préparer les réunions

· Préparer les réunionso Convoquer les participantso Préparer les feuilles d’émargemento Réserver les salles· Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processuso Rédiger les comptes renduso Classer et diffuser les comptes rendus· Contribuer à l’actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)· Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d’émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.)Savoirs :- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)- Utiliser et gérer des outils collaboratifs- Prendre des notesSavoir-faire :- Travailler en autonomie- Travailler en équipe- S’organiser- Rendre compteSavoir-être :- Avoir le sens du service public- Avoir une grande rigueur et des capacités d’organisation- Avoir une capacité d’analyse et un sens critique- Intérêt pour la Qualité, la RSO et le HandicapL’académie de Versailles regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val d’Oise (95).Première académie de France, parmi 30 académies, par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves (environ 10 %), l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue de l’académie de Versailles (DRAFPIC) s’inscrit dans l’organisation de Région Académique Île-de-France et assure le suivi et l’accompagnement de structures de formation (GRETA) et de gestion (GIP COMPÉTENCES) organisées en un réseau intervenant sur l’ensemble du territoire de l’académie afin de répondre aux besoins de formation et de qualification de tous les publics. · Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :o Actualiser et mettre en formeo Assurer le suivi des versionso Diffuser, classer et archivero Mettre à jour l’affichage interne· Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d’assistanat, selon les besoins)· Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)· Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord· Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogiqueCette liste est non exhaustive et pourra faire l’objet de modifications.MODALITÉS DE RECRUTEMENT :Un test de compétences bureautiques sera réalisé lors du premier entretien.Le réseau de la formation continue est engagé depuis 2015 dans une démarche d’amélioration continue de la qualité et souhaite, en complément de la certification Qualiopi, obtenir le label Eduform (le label qualité de l'Éducation nationale pour la formation professionnelle) pour les 4 Greta et le GIP Compétences.Liaison hiérarchique : sous la responsabilité hiérarchique du Chef du service du CAFOC.Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et autres services du GIP-FCIP.