Assistant administratif F/H

1. MISSION

1.    MISSIONAu sein du bureau UNITA, la personne recrutée apporte son soutien à la réalisation de tâches administratives. Elle suit les déplacements des personnels au sein de l’alliance et les indicateurs de mobilité, effectue les demandes de devis et de commandes de matériels et organise les réunions à l’USMB notamment. Elle participe aux groupes de travail sur le plurilinguisme et la citoyenneté européenne.2.    ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATIONActivités principales :1.     COMPETENCESSavoirs :·         Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des EPSCP ;·         Compréhension de l’Université européenne UNITA et des objectifs recherchés ;·         Connaissances des règles et procédures dans le domaine de la coopération internationale ;·         La connaissance du territoire Savoie Mont Blanc serait un plus ;·         Maîtrise des techniques de communication ;Contexte :Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde. Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.L’université Savoie Mont Blanc est membre fondateur de UNITA Universitas Montium, une alliance sélectionnée par la Commission européenne en 2020 pour expérimenter un nouveau modèle d’Université Européenne. Depuis novembre 2023, l’alliance compte 12 universités partenaires, dans 7 pays d’Europe. L’alliance a pour ambition de construire un nouvel espace de m ·         Gestion administrative, soutien logistique à l’équipe et fonctions de secrétariat ;·         Alimentation régulière de la base de données MoveOn pour le suivi des indicateurs de mobilité UNITA ;·         Organisation de réunions ;·         Suivi et organisation des déplacements (réservation de billets, lien avec le service financier, tenue d’un tableau de suivi) ;·         Soutien à l’organisation d’événements, en lien avec la chargée de projets événementiel ;·         Participation au groupe de travail sur le plurilinguisme et l’intercompréhension en langues romanes (Tâche 2.2) et au groupe de travail sur la citoyenneté européenne (Tâche 2.5) en lien avec les enseignantes chercheuses référentes.o    Participer aux réunions mensuelles en ligneo    Participer aux réunions annuelles en présentiel dans l’une des universités de l’allianceo    Mise en œuvre des actions et activités au sein de l’USMB et sur son territoireActivités associées : Apporter un appui administratif et logistique aux personnels de l'USMB impliqués dans le projet UNITA ;·         Participer à des séminaires et/ou événements de promotion d’UNITA ;·         Participer à des réunions en interne (DRI, UNITA Office) ;·         Participer à des réunions avec les universités de l'alliance UNITA.·         La connaissance de MoveOn serait un plus ;·         Bonne maîtrise d'au moins l’anglais (B2 minimum) et si possible d'une autre langue romane (italien, espagnol, roumain, ou portugais).Savoir-faire :·         Relations extérieures ;·         Techniques de communication ;·         Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse ;·         Maîtrise des outils bureautiques dont les tableurs ;·         Collecter et saisir des données ;·         Construire des tableaux de bord ;·         Organisation d’événements et accueil de publics.Savoir-être :·         Sens de l’organisation et de la planification ;·         Esprit d’initiative ;·         Aptitude à travailler en équipe multiculturelle ;·         Réactivité, rigueur ;·         Capacités d’adaptation.Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :·         Formation initiale de niveau BAC+2 ou équivalent.·         Une expérience dans la gestion de projet et/ou les relations internationales serait un plus.Affectation : Direction des Relations Internationales (DRI) - bureau UNITA qui est le point d’entrée de toutes les questions et besoins relatifs à l’alliance UNITA au sein de l’USMB.