Assistant administratif à l'UDAP 43 H/F

1- Les relations avec le public, l'accueil des usagers et le secrétariat :

• réceptionner et analyser les sollicitations ;
• assurer l'accueil physique et téléphonique du public (rendez-vous et accompagnement des demandeurs, réponses de 1er niveau pour les interlocuteurs externes et internes) ;
• traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;
• assurer la gestion des agendas et la préparation des rendez-vous ;
• contribuer à l'amélioration des processus internes en proposant des organisations et des méthodologies de travail adaptés.

2- La participation à l'instruction des dossiers :

• envoyer aux demandeurs les courriers recommandés et assurer l'enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs géographiques aux différents agents ;
• enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs ;
• instruire ou pré-instruire des demandes ADS suivant les cartes d'enjeux du service ;
• assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses ;
• assurer le suivi des dossiers d'urbanisme (enregistrement des dossiers papier, suivi des servitudes, téléchargement des pièces exigibles etc.) ;
• contribuer à l'interface avec les services de l'État (DDT, DREAL, préfecture) et des collectivités territoriales ;
• assurer en lien avec l'agent responsable, le suivi administratif de la procédure d'élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention) :
• mise en place des périmètres délimités des abords (PDA) ;
• mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables (SPR).
• aider à la rédaction du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques, valeurs d'exemple (rédaction du rapport d'activités annuel, rédaction de la contribution au dialogue de gestion).
  mise en page des documents de présentation, sélection des références tout au long de l'année.

3- La gestion des archives et des ressources documentaires (matériauthèque, bibliothèque) :
L'assistant est référent du classement des dossiers numériques, de la gestion du fonds documentaire, de l'archivage des dossiers et assure le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

4- Entretien des MH :

• assurer le suivi administratif des dossiers de demande de subvention en lien étroit avec les ABF, tenu du tableau de suivi, contact avec les propriétaires et les entreprises pour les complétudes et les conformités, veille sur Démarches Simplifiées, travail en équipe avec la CRMH ;
• réalisation de planches de présentation des travaux de l'année.

5- Le lien avec le service communication de la DRAC :
Il aide à l'élaboration de documents pédagogiques et de présentations des actions du service.

L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine (UDAP) participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables). Avec les autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels. L'UDAP de la Haute-Loire comprend 5 agents1 AUE-ABF chef de service1 AUE-ABF adjoint2 techniciens des services culturels et des bâtiments de France,1 secrétaire administratifLiaisons hiérarchiques : sous l'autorité directe du chef de service.Liaisons fonctionnelles :Relations internes : équipe technique et autres services du pôle architecture et patrimoines, service du secrétariat général de la DRAC  notamment le service des affaires financières et le service communicationRelations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public