Appariteur H/F

Au sein de la Direction de l’Accueil et des Formalités, sous l’autorité la directrice Accueil et formalités, en tant qu’appariteur·trice vous assurez les fonctions de traitement du courrier (tris et diffusion des courriers entrants et sortants).

Vous vous déplacez avec des véhicules de la ville pour assurer des tournées sur les structures extérieures et accompagner d’autres collègues vers certaines structures. Vous suppléez les agents administratifs dans leurs tâches et missions. Vous êtes quotidiennement en relation avec les différents services de la ville.

Vous participez à la construction, à l’évolution et au développement du projet du service courrier.

Vous triez les courriers entrants, qu’ils viennent de La Poste ou des services, selon les procédures établies. Vous collectez les courriers auprès des différents services, assurez l’affranchissement des envois et recevez, filtrez et orientez les courriers électroniques.

 
Vous réceptionnez les demandes des services et en vérifiez la conformité. Vous réalisez les travaux de mise sous pli et d’impression d’adresses à l’aide du logiciel Flexmail, puis traitez les plis selon les besoins.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public. Vous savez vous adapter à la diversité des situations et des publics, avec écoute, discrétion et une expression claire. Vous accompagnez les agents en véhicule vers différentes structures partenaires (Trésor public, Préfecture…).

Vous distribuez le courrier dans les services et déposez les envois à La Poste. Vous assurez la distribution des documents des instances auprès des représentants externes (conseil municipal, commissions, comité social territorial…) et, ponctuellement, la distribution de quartier des courriers d’information.

De 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h

Conduite de véhicule avec arrêts fréquents dans le respect des règles du code de la route Travail en extérieur Port de charge (caisse de transports, colis, courriers/parapheurs)

Missions répétitives Travail le samedi à titre très exceptionnel Équipement de protection individuel (chaussure de sécurité obligatoire, parka,.)

Titulaire du permis B, vous connaissez le fonctionnement de l’administration communale et les règles de la fonction publique territoriale. Vous maîtrisez les règles, procédures et protocoles du domaine postal ainsi que les bases de la grammaire et de l’orthographe.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Office) et idéalement avec les outils informatiques (ex : logiciels de gestion de courrier).

Vous maîtrisez l’écrit et la lecture et savez identifier précisément l’objet d’un courrier.

Vous savez anticiper les besoins, respecter les délais de diffusion et gérer les urgences en priorisant vos tâches. Vous utilisez les outils de communication (internet, intranet, téléphone, messagerie, annuaire électronique) et le matériel embarqué comme le GPS. Vous savez lire un plan et détecter les dysfonctionnements d’un véhicule. Vous maîtrisez aussi les équipements techniques : machine à affranchir, machine de mise sous pli, imprimante d’adresses, photocopieur et scanner. Vous savez respecter le principe de la confidentialité.

Rigoureux et discret, vous avez une réelle capacité d’écoute, le sens de l’initiative et l’esprit d’équipe.