Adjointe au chef de section soutien et services (3S) (H/F)

L’adjointe à la cheffe de section a pour mission d’appuyer la cheffe de section dans ses missions, la remplacer en son absence et d'assurer la gestion des dossiers dont elle a la charge :

L’adjointe à la cheffe de section a pour mission d’appuyer la cheffe de section dans ses missions, la remplacer en son absence et d'assurer la gestion des dossiers dont elle a la charge :- Activités principales :o Suivi des prestations de langue des signes, des demandes de boucles magnétiques o Suivi des dépenses liées aux location des salleso Suivi des inscriptions aux séminaireso Suivi des demandes hors marché des Cabinets et des directionso Participation aux réunions budgétaires organisées par BBS et la chargée de mission budgétaireE : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)Connaissances :Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé : 1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant et d'en assurer la gestion budgétaire2/ de piloter la politique immobilière des ministères,3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ; 4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.La cheffe de service est assistée :- d’ un adjoint chargé de la politique immobilière ;- d’ un adjoint chargé du fonctionnement courant ;- d’ un adjoint chargé de la gestion des connaissances et des synthèses ;- le bureau de l’ accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.Le service des patrimoines se compose de 8 bureaux. - Activités annexes :o Le remplacement de la cheffe de section, en son absence, dans les missions ci-dessous : • Le contrôle des demandes d'achat via chorus-formulaire et les services fait relatifs aux achats et le suivi des dépenses de la section • Le pilotage de l'activité de la section • La validation des congéso en renfort de la cheffe de section : • Rédaction du bilan annuel d'activité du bureau avec le chargé de mission en charge des marchés du bureau • Rédaction de notes, de compte-rendus et de fiches de procédures • Le suivi budgétaire- Organisation, méthode et processus **- Hygiène, sécurité et conditions de travail **- Règles de la gestion budgétaire et comptable **- Droit et procédures des marchés publics **- Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Word, Excel…) **Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attente- Travailler en équipe ***- Autonomie et sens de l’initiative ***- Adaptabilité professionnelle ***- Réactivité ***- Polyvalence ***- Sens de l’écoute et du dialogue **- Rigueur et méthode ***Savoir-faire :- Superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions **- Mettre en œuvre une procédure **- S'organiser ***- Planifier ***- Anticiper ***- Travailler en mode projet ***- Rendre compte ***- Gérer un budget **Le bureau des PRESTATIONS est chargé d’assurer des prestations de service pour l’administration centrale et les cabinets ministériels.Le bureau s’articule autour de 3 sections et comprend 19 personnes (7 cat.A - 10 cat.B - 2 cat.C).Ces prestations recouvrent les services logistiques nécessaires au bon fonctionnement du ministère :- Le nettoyage des différents sites; L’habillement de certaines catégories de personnels, la location et l’entretien du linge et de vêtements professionnels ; L’entretien des espaces verts ; la fourniture de décoration florale ; La maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels ; Les fournitures de bureaux ; La fourniture de papier des administrations centrales ; Les prestations de collecte, d’évacuation et de traitement des déchets ; L’organisation de prestations de manutention et de déménagement ; L’aménagement en mobiliers professionnels des différents sites de l’administration centrale.