Adjoint au responsable administratif et financier H/F

Activité du poste

Activité du posteGestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF :- Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours- Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires (plans de service prévisionnels et définitifs)- Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS- Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidatureSavoirs sur l’environnement professionnel- Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissementSavoir-faire opérationnels- Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié- Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique- Planifier son activitéL’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 049 étudiants,-Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique - Édition du dossier pédagogique de l’intervenant puis suivi des signatures- Suivi des demandes d’autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d’absence- Établissement des déclarations d’heures pour les enseignants titulaires et non titulaires- Établissement des états d’heures pour les intervenants extérieurs- Archivage des documents administratifGestion financière, en liaison avec et sous l’autorité du RAF :- Suivi de la consommation des heures complémentaires- Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne- Saisie des demandes d’achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait- Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques- Suivi des conventions de partenariat pédagogique- Participation au suivi de l’exécution budgétaire- Classement et archivage des pièces justificativesInterface logistique et patrimoine :- Assurer l’interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d’entretien ou de dépannage)Appui au pilotage :- Mise à jour du site internet de la composante- Mise à jour de l’annuaire des enseignants en début d’année universitaire- Mise à jour de la signalétique au sein de l’UFR (bureaux des enseignants, casiers des enseignants)- Gestion du courrier- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs- Participation à l’enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters- Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l’UFRAppui au Référent Handicap :- Suivi des plans d’accompagnement des étudiants handicapés validés par le Service Accueil Handicap et les responsables de formation- Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil HandicapActivités annexes :- Appui aux secrétariats pendant les périodes d’intense activité, notamment lors des campagnes de candidature- Savoir anticiper- Savoir informer et rendre compte- Qualités rédactionnellesSavoir être- Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode- Savoir travailler en équipe et en autonomie- Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs- Savoir alerter son supérieur hiérarchique- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans- 1058 personnels enseignants et 677 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L’Unité de Formation et de Recherche (UFR) AES Économie et Gestion a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion.