Adjoint au chef du service scolarité, organisation des formations et vie étudiante H/F

"Missions et activités principales :
L’adjoint(e) au chef de service assure plus particulièrement, les missions suivantes :

"Missions et activités principales :L’adjoint(e) au chef de service assure plus particulièrement, les missions suivantes :Coordination opérationnelle du service• Appuyer le responsable dans l’organisation et la coordination des activités du service• Assurer un rôle de relais fonctionnel entre les agents du service, sans encadrement hiérarchique• Contribuer à la priorisation et au suivi des activités en lien avec le responsable• Coordonner l’activité des agents lors des temps forts de gestion (admissions, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys)"Compétences principales mises en œuvre :Compétences techniques :o Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur, et en particulier des ENSAo Connaissance des principes de la gestion administrative o Connaissance de la règlementation relative aux études (organisation des cursus, jurys, diplômes)o Environnement bureautique et outils informatiques appliqués à la gestion de la scolaritéSavoir-faireo Appliquer les procédures, les règles et les dispositions réglementaires o Travailler en équipe et coordonner des activités sans lien hiérarchiqueo Maîtriser les techniques de rédaction administrative o Capacité à organiser, planifier et coordonner des activités dans des calendriers contraintso Capacité à préparer des dossiers pour des instances (jurys, commissions, CFVE)o Evaluer et hiérarchiser les besoinsL'Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Paris-La Villette (ENSAPLV) est un établissement public administratif, sous tutelle conjointe du ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et de l’architecture et du ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle fait partie des 21 écoles d’architecture habilitées en France. Elle assure les missions dévolues aux écoles d’architecture, de la formation initiale à l’échange des savoirs et pratiques au sein de la communauté scientifique et culturelle internationale. Doté d’un budget de plus de 9M€, l’établissement compte 82 personnels administratif, technique et scientifique, environ 250 enseignants titulaires et contractuels et 200 vacataires. Gestion administrative de l’offre de formation• Contribuer à la gestion administrative des formations (cycles Licence, Master, HMONP, formation continue)• Assurer le suivi et la mise à jour des maquettes pédagogiques et leur traduction dans les outils de gestion de scolarité• Participer à l’organisation et à la mise en œuvre des calendriers pédagogiques et des emplois du temps• Participer à la saisie et au suivi des affectations des enseignants dans TaïgaOrganisation des études et des campagnes de scolarité• Coordonner les opérations liées aux campagnes annuelles : procédures d’admission, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys, diplômes• Sécuriser les procédures et fiabiliser les données de scolarité• Préparer et participer aux commissions pédagogiques (fin de semestre, fin de droits, etc.) et aux jurys réglementaires (fin d’année, fin de cycle, etc.), en coordonnant la collecte des données nécessaires auprès des agents du service• Apporter un appui aux agents dans la préparation et le déroulement de ces opérationsQualité de service et relation aux usagers• Contribuer à l’amélioration de l’accueil, de l’information et de l’accompagnement des étudiants• Participer à l’harmonisation des pratiques au sein du service• Concevoir et faire évoluer des outils de suivi des étudiants (réussite, statuts particuliers, fins de droits, exclusions, etc.)• Participer à la production de données et à la réponse aux enquêtes (notamment ministérielles) relatives à la scolarité et à la vie étudianteParticipation aux instances et groupes de travail• Préparer et participer aux instances de l’établissement en lien avec les formations et la vie étudiante, et notamment la CFVE (Commission des Formations et de la Vie Étudiante) : préparation des éléments de réponse relatifs à la scolarité• Participer aux comités de pilotage (COPIL santé et vie étudiante) et aux groupes de travail thématiques (procédures d’admission, calendriers, emplois du temps, etc.)• Contribuer à la préparation des dossiers et au suivi des actions issues de ces instances"Savoir-être (compétences comportementales)o Sens de l’organisationo Disponibilitéo Capacité d’adaptationo Sens du service publico Réactivité et capacité à gérer les prioritéso Rigueur / Fiabilitéo Sens des responsabilitéso Sens relationnelExpérience (débutant, confirmé, expert) : expert souhaitéLiaisons hiérarchiques : le responsable du service de l’organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudianteLiaisons fonctionnelles : les étudiants, les enseignants, le service des ressources humaines, le service financier, le service des relations internationales"Le service de la scolarité et de la vie étudiante est dirigé par le responsable de service assisté d’un(e) adjoint(e). Il est composé de plusieurs pôles : cycle licence, cycle master, HMONP (habilitation de l’architecte diplômé d’État à l’exercice de la maîtrise d’œuvre en son nom propre), formations post-master et doctorat, bi-cursus, formation professionnelle et continue, stages et vie étudiante.Le service de l’organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante dépend hiérarchiquement de la directrice adjointe. Le responsable encadre une équipe de 12 agents (11 agents de catégorie B et 1 agent de catégorie C).Le poste est en interaction avec la direction, ainsi qu’avec les services des relations internationales, de la recherche, de la communication et de la valorisation, des ressources humaines, financier ainsi qu’avec les services, informatique et logistique.