Adjoint au chef du pôle affaires générales (RHM2) H/F

Au sein du bureau du recrutement, de la formation et des affaires générales, la personne recrutée intégrera, en qualité d’adjoint à la cheffe de pôle, le pôle affaires générales. Sous l’autorité d’un agent de catégorie A, chef de pôle, l’adjoint retenu participera à l’animation de l’équipe composée de 6 gestionnaires (5 C et 1B). Il assurera l’intérim du chef de pôle, en son absence, et contribuera à l’ensemble des missions du pôle.

Ses attributions seront plus particulièrement de deux ordres.
D’une part, 4 gestionnaires sont chargés de numériser en temps réel les diverses pièces du dossier administratif de plus de 9500 magistrats et de verser ces pièces dans leur dossier individuel dans la salle d’archivage.

Au sein du bureau du recrutement, de la formation et des affaires générales, la personne recrutée intégrera, en qualité d’adjoint à la cheffe de pôle, le pôle affaires générales. Sous l’autorité d’un agent de catégorie A, chef de pôle, l’adjoint retenu participera à l’animation de l’équipe composée de 6 gestionnaires (5 C et 1B). Il assurera l’intérim du chef de pôle, en son absence, et contribuera à l’ensemble des missions du pôle.Ses attributions seront plus particulièrement de deux ordres.D’une part, 4 gestionnaires sont chargés de numériser en temps réel les diverses pièces du dossier administratif de plus de 9500 magistrats et de verser ces pièces dans leur dossier individuel dans la salle d’archivage.Connaissances Connaissance de l’organisation judiciaireIntérêt pour l’activité administrative et la gestion RHSavoir-faireMaîtrise des outils informatiquesCapacité à anticiper et prioriserQualités d’analyse et de synthèseCompétences rédactionnellesSavoir manager une équipeSavoir-êtreEsprit méthodique, ouvert et dynamique, esprit d’initiativeDiscrétion, respect du secret professionnel et rigueurSans justice, il ne peut y avoir de démocratie. Elle est facteur d’ordre, d’équilibre et de lien social. Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser cet ordre, cet équilibre, ce lien social, à travers son organisation et ses moyens humains et matériels. Il garantit le bon fonctionnement des juridic­tions, prend en charge les personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire et prépare les textes de loi et de règlement dans de nombreux domaines : droit de la famille, procédure civile, procédure pénale... Prioritairement, dans ce cadre et en lien avec la cheffe de pôle, la personne recrutée sera chargée du suivi des déclarations d’intérêts des magistrats ; des demandes de communication des dossiers aux archives intermédiaires et nationales ; d’apporter à l’équipe des réponses aux questions relatives au versement des pièces et de mettre à jour les guides et vadémécum ; de l’organisation de la salle des dossiers des magistrats (archivage, gestion de l’espace, organisation du classement…) ; de la boîte structurelle du pôle ; de la mise à jour régulière de la liste des dossiers en salle des archives et de l’expression des besoins matériels de son équipe en lien avec l’évolution de la numérisation et l’archivage. Elle sera l’interlocutrice des différents bureaux qui alimentent en documents le pôle dossiers (à ce titre, elle devra poursuivre la mise en place des procédures afin de fluidifier le circuit de transmission), du département des archives de la documentation et du patrimoine pour la gestion des archives du bureau (à ce titre, elle organisera et procèdera avec les collaborateurs du pôle à l’archivage annuel des dossiers en fin d’activité). Elle pourra participer à des réunions d’information relevant de son domaine de compétence, notamment sur la dématérialisation du dossier.Enfin, elle sera amenée à travailler au sein des équipes en particulier sur les axes suivants : fiabilisation des données de gestion administrative sur H@rmonie (sanctions disciplinaires) ; mise en qualité des données sur le logiciel LOLFI.D’autre part, sous la responsabilité de la cheffe de pôle et en lien avec 2 autres gestionnaires, l’adjoint sera amené à traiter les sujets suivants : o    participation à l’organisation et au suivi des élections professionnelles concernant les magistrats de l’ordre judiciaire ; o    suivi des désignations des magistrats appelés à participer aux travaux de certains organismes ou commissions extrajudiciaires ;o    suivi des formations hors ENM pour les magistrats et de leurs candidatures, au titre de la formation continue ; o    rédaction des arrêtés portant autorisation de magistrats d’Etats étrangers à suivre des stages organisés par l’ENM...Polyvalence et capacité d’adaptationAisance relationnelle et goût du travail en équipe     Le secrétariat général a un rôle transversal. Il assure une mission générale d’administration du ministère, de coordination de ses services et de modernisation de son administration centrale et de ses services déconcentrés. Il conduit sa politique d’accès au droit et à la justice, d’aide aux victimes et de coopération européenne et internationale. En savoir plusLa direction des services judiciaires gère l'organisation et le fonctionnement des cours et tribunaux de l’ordre judiciaire (juridictions civiles et pénales du premier degré, juridictions de recours). En savoir plusLe bureau du recrutement, de la formation, et des affaires générales (RHM2) de la sous-direction des ressources humaines de la magistrature :- est le correspondant de l'École nationale de la magistrature pour les questions de recrutement ;- instruit les candidatures de magistrats à titre temporaire, magistrats honoraires à fonction juridictionnelle ainsi que celles concernant le détachement et le recrutement en service extraordinaire ; à ce titre, prépare les travaux de la commission d'avancement ou du jury ;- assure la préparation des tableaux d'avancement et des dossiers de contestation d'évaluation de l'activité professionnelle des magistrats ; à ce titre, établit l'ordre du jour, prépare les travaux et assure le secrétariat de la commission d'avancement ;- assure la gestion des dossiers individuels des magistrats en activité ou honoraires - prépare les décisions individuelles relatives au déroulement indiciaire de la carrière des magistrats ;- suit les questions de formation des magistrats en activité ou honoraires et propose, notamment au regard des besoins exprimés par les chefs de cour, des actions de formation à mettre en œuvre en liaison avec l'École nationale de la magistrature ; - assure la préparation des élections professionnelles des magistrats;- assure ou prépare la désignation des magistrats appelés à participer aux travaux de certains organismes ou commissions extrajudiciaires et prépare les dérogations