Agent d'accueil, officier d'état civil F/H

Dans ce cadre vos missions principales sont les suivantes :

ACCUEIL :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des administrations.

ÉTAT CIVIL :

• Dresser des actes d’état civil de naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles,..).
• Créer et mettre à jour les livrets de famille
• Gérer les registres d'état civil, apposer les mentions sur les actes de l'année en cours
• Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages
• Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité
• Assurer les échanges de documents et parapheurs avec les autres services de la mairie
• Assurer les échanges de documents et d'informations avec les équipes des maternités

Vous serez également amené.e à assurer des missions ponctuelles du centre mention restitutions des actes :

• Mettre à jour les actes d'état civil sur les registres et la base de données informatiques issues des demandes d'avis des mairies et tribunaux, et procéder aux formalités administratives inhérentes à cette mission (traitement des récépissés, information à l'INSEE...)
• Mettre à jour le registre de dispersion des cendres
• Transmettre les actes d'état civil aux mairies, notaires, administrations, dans le cadre de COMEDEC
• Répondre aux demandes internet et par courrier, suivi de la boite mail dédiée au centre mentions et restitutions des actes
• Procéder au classement et à l'archivage des pièces administratives
• Procéder à l’instruction des dossiers de parrainages/marrainages républicains, assister le Maire, les Adjoints et les Conseillers municipaux lors de la célébration des mariages sur 2 sites (Caudéran et Hôtel de Ville), par rotation la semaine et le samedi
• Participer aux réunions du centre et du service.

Dans le cadre d’évolution des compétences, vous pourrez aussi assurer les missions suivantes :

• Constituer des dossiers et remettre des cartes nationales d’identité et passeports
• Participer à l'organisation des scrutins électoraux sur la base du volontariat
• Les jours de scrutin, tenir les bureaux de vote (volontariat).

Horaires :

8h50-17h le lundi, mardi, mercredi et vendredi et 10h20-19h le jeudi sauf en juillet et août - permanences le samedi.

Les compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

Vous possédez des connaissances en matière de réglementation de l'état civil et des formalités administratives.

Vous avez une expérience et une technicité dans l’accueil physique et téléphonique du public, dans la gestion de l'accueil des personnes en difficulté ou en situation de handicap.

Vous avez connaissance des services municipaux ainsi que des collectivités et autres administrations de proximité et de leurs missions.

Vous maîtrisez l’outil informatique, vous savez organiser votre travail et gérer les priorités. Vous savez anticiper et respecter les délais réglementaires.

Doté.e de qualités relationnelles et de capacité d’écoute, vous avez le goût pour le travail en équipe. Votre rigueur, votre méthodologie, votre discrétion et votre ponctualité sont des atouts essentiels. De plus votre capacité à s'inscrire dans la polyvalence, votre adaptabilité et votre esprit d'initiative vous permettront de mener à bien vos missions.