Le EASI Lab est le laboratoire d’innovation des universités de Bordeaux, Aix-Marseille, Strasbourg et la Sorbonne chargé d’améliorer la qualité des services administratifs. Nous sommes allés à la rencontre de Maud Castells,  directrice de la transformation et directrice du EASI Lab à l’Université de Bordeaux pour en savoir plus sur cet accélérateur de transformations qui permet aux universités de mutualiser leurs efforts et de partager leurs compétences pour évoluer.

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SON PARCOURS AVANT LE EASI LAB

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🔑 Les moments clefs de votre parcours ?

J’ai commencé à travailler chez Publicis Groupe en tant que chargée de projets événementiels, mais je trouvais que mes missions manquaient de sens. J’ai décidé de quitter l’entreprise et j’ai rejoint le cabinet de conseil Alter&Go en tant que consultante en conduite du changement. Cinq ans plus tard, en 2012, je suis arrivée à l’Université pour accompagner le chantier de fusion des universités qui s’est terminé en 2014. À l’issue du chantier, une partie de l’équipe a rejoint la direction de l’amélioration continue dont le rôle était de réajuster l’organisation imaginée à la réalité de terrain et d’accompagner  les projets complexes. Depuis 2019, je dirige la « Direction de la transformation » où je travaille avec mon équipe sur l’amélioration des processus de travail et la simplification administrative, afin d’améliorer le quotidien métier des collaborateurs et la qualité de service aux usagers.

👉 Pourquoi avoir choisi de rejoindre le service public ?

Le challenge du projet de l’Université de Bordeaux m’a poussée à rejoindre le secteur public. J’avais une vision assez poussiéreuse de la fonction publique avant d’y rentrer. Je pensais que c’était un secteur peu enclin au changement. Finalement, j’ai découvert une administration avec des agents publics très investis dans leur fonction. Je vois des agents qui travaillent énormément, alors même que les conditions de rémunération sont parfois moins avantageuses. Ils ont en commun  un vrai sens du service public.   

Participer à l’amélioration d’un modèle éducatif auquel je crois, c’est une véritable source de motivation.

En travaillant pour l’université, je fais perdurer un système éducatif qui permet à la majorité des jeunes d’accéder à des études supérieures. Participer à l’amélioration d’un modèle éducatif auquel je crois, c’est une véritable source de motivation ! 

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LE EASI LAB, LABORATOIRE D’INNOVATION  

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👉 Le EASI Lab, comment est-il né ? 

C’est à la suite d’une mobilité administrative au Canada que l’idée du EASI Lab est née.  Lorsque j’ai découvert leurs méthodes de travail et ce qu’ils étaient capables de faire dans un environnement assez similaire, j’ai eu l’idée d’importer cet état d’esprit en France. Mon objectif était de simplifier au maximum les processus et de travailler sur trois aspects : la qualité de vie au travail, la qualité du service rendu et l’optimisation des ressources dans un contexte budgétaire limité.

🔎 Aujourd’hui le EASI Lab, c’est quoi ?

Le EASI Lab est l’acronyme qui veut dire « Excellence Administrative par la Simplification et Innovation ». En d’autres termes, l’objectif du EASI Lab est d’améliorer et d’outiller nos processus pour accroître la qualité de service et l’efficience de notre activité en termes de ressources, d’image, d’expérience utilisateur et de sécurité. 

Le laboratoire abrite 5 projets, qui sont traités conjointement ou séparément par nos 4 universités. Ces projets consistent à améliorer nos processus de recrutement, à digitaliser nos procédures RH, à simplifier la gestion de nos conventions, à rendre possible le vote électronique lors des nombreuses élections universitaires ainsi qu’à créer des pôles d’appui à la gestion à destination des laboratoires de recherche.  

Dans un projet de Lab, la dimension partenariale est très importante.

Dans un projet de Lab, la dimension partenariale est très importante. À la base, c’est un projet mené à Bordeaux qui a été étendu à l’université de Strasbourg, d’Aix-Marseille et de la Sorbonne, à Paris. L’idée du partenariat m’est venue lorsque je travaillais avec l’Université de Strasbourg sur des problématiques de transformation. Je me suis aperçue que les sujets que je traitais à Strasbourg étaient les mêmes que ceux que je traitais à Bordeaux. Il fallait que l’on travaille ensemble ! L’idée du partenariat a séduit les autres universités et nous avons gagné le fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP) en 2019.  Aujourd’hui, nous sommes 4 universités, qui ont la même taille, les mêmes enjeux stratégiques et qui sont confrontées aux mêmes problématiques. L’objectif n’est pas de réinventer la roue chacun de notre côté, mais de travailler ensemble sur des problématiques similaires. 

▶️  Votre rôle au sein du EASI Lab ? 

En tant que directrice du EASI Lab, je gère les relations avec l’État et j’anime la comitologie du programme. Je fais avancer les projets en informant de manière régulière tous nos présidents et nos directeurs généraux de services. 

👉 Les valeurs du LAB ?

Je dirais la confiance, le partage de compétences et l’investissement. Habituellement, les universités collaborent peu. Ce qui fait notre force, c’est le climat de confiance dans lequel nous travaillons.  

Nous n’avons pas peur que l’on pointe du doigt nos faiblesses car elles sont des potentiels d’amélioration. 

Nous n’avons pas peur que l’on pointe du doigt nos faiblesses car elles sont des potentiels d’amélioration. Nous sommes focalisés sur nos problématiques communes afin d’imaginer des solutions transposables à l’ensemble des universités. Cela demande d’investir du temps et de l’énergie mais c’est en mutualisant nos efforts et en partageant nos compétences que nous évoluons.

❓Une difficulté rencontrée dans la conduite du projet ?

La dimension partenariale est ce qui fait la beauté du projet mais c’est également sa principale difficulté. Chaque équipe de direction est composée de plusieurs agents qui ont tous d’autres projets à côté. Nous devons les fédérer, les impliquer et les amener à partager leurs compétences et leurs pratiques. Faire collaborer une équipe, c’est un travail de pédagogie permanent.

🎯 Les enjeux à venir pour le EASI Lab ?

Nous sommes encore dans une phase de test du projet. Désormais, l’enjeu du EASI Lab est de pouvoir évaluer les bénéfices des projets menés au sein du Lab. La démarche est ambitieuse : montrer que des établissements du supérieur peuvent être exemplaires en termes d’organisation mais aussi servir de relais pour de futurs projets de transformation du supérieur à échelle nationale. Pour cela, nous assurons un suivi de la mise en place des nouvelles pratiques et veillons à mesurer, au fur et à mesure, la satisfaction des usagers et du personnel administratif. 

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SES CONSEILS & INSPIRATIONS 

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☁️ L’innovation publique dont vous rêvez ?

Je rêve d’une administration publique plus agile, plus rapide et qui prenne plus de risques.  

Je rêve d’une administration publique qui prenne plus de risques. 

Il faut souvent attendre l’accord d’un autre service, d’une autre administration ainsi que l’aval d’un supérieur hiérarchique avant de prendre une décision. Je souhaiterais une prise de risque beaucoup plus assumée, quitte à ne pas faire les choses en grand tout de suite.   

💪 Votre plus grande fierté ?

Je suis fière de me dire que je contribue à améliorer le quotidien des gens. Lorsque nous arrivons, par exemple, à éviter un travail de double saisie chez les gestionnaires RH et que nous contribuons ainsi à rendre leur travail plus agréable au quotidien, cela me rend très fière. 

💚 Votre meilleur conseil pro ?

Ne gardez pas les choses pour vous, partagez vos réflexions ! Vous avancerez plus rapidement sans perdre de temps sur une problématique. C’est exactement le but du EASI Lab : partager des connaissances entre universités partenaires.